Przyszedł moment na (prawie) ostatni krok – urzędowe zarejestrowanie działalności gospodarczej. Podpowiadam na własnym przykładzie, jak wypełnić formularz CEIDG i jak poradzić sobie z punktami, które nie dla każdego muszą być oczywiste.

Zakładam, że wybrałeś formę elektroniczną wypełnienia wniosku. Jest ona o tyle wygodna, że część pól wypełni się automatycznie, a w innych po prostu wybierzesz odpowiednią opcję.

Zaczynamy!

Dane wnioskodawcy

Tu raczej nie będziesz miał problemów. W części „Dane wnioskodawcy” wypełniasz same standardowe pola, takie jak imię i nazwisko, Pesel czy imiona rodziców.

Jeżeli nigdy wcześniej nie prowadziłeś działalności, to zaznacz pole „nie posiadam numeru REGON”. W przeciwnym wypadku wpisz tutaj numer swojej poprzedniej działalności. Może się to wydawać dziwne, ale z punktu widzenia urzędu statystycznego jesteś nadal tym samym przedsiębiorcą.

Na końcu trzeba jeszcze złożyć oświadczenie, między innymi o tzw. tytule prawnym do nieruchomości, których adresy podajesz we wniosku. To znaczy, że w każdym przypadku musisz być właścicielem albo mieć umowę najmu (lub inną, typu dzierżawa lub użyczenie) dla danego adresu. Od kilku lat nie ma już obowiązku załączania takich dokumentów do wniosku, ale na wszelki wypadek trzeba je mieć.

To między innymi znaczy, że nie możesz podać adresu swojego sklepu, jeżeli otwierasz działalność od kwietnia, a sklep wynajmujesz dopiero od maja. W takim przypadku trzeba podać jakiś inny adres, a dane w CEIDG zaktualizować dopiero w maju.

Dalej podajesz adres zamieszkania i adres email. Chyba nie służy on do niczego, bo chociaż przy rejestracji działalności od razu podałem ten adres, jeszcze nigdy nie otrzymałem na niego żadnej wiadomości dotyczącej CEIDG.

Dane firmy i rodzaj działalności

W kolejnych częściach formularza będziesz musiał wskazać urzędową nazwę firmy (pole 06) i przewidywaną liczbę pracujących (pole 06.1).

O tym, jak wybrać tę nazwę, napisałem szerzej tutajZ kolei liczba pracujących podawana jest raczej dla formalności. To, czy wpiszesz tu 1 (czyli tylko siebie), czy coś innego, w sumie nie ma większego znaczenia.

Dla odmiany to, co wpisać w pole 06.2, potrafi przyprawić o ból głowy. Z katalogu działalności trzeba wybrać osobno działalność dominującą i pozostałe. Zanim usiądziesz do wniosku CEIDG możesz listę tych działalności przejrzeć tutaj.

Mam dla Ciebie dobrą wiadomość: prawie się nie zdarza, żeby niewłaściwe zgłoszenie miało jakieś poważne skutki. Ewentualnie urząd może wezwać Cię do uzupełnienia, jednak nie grozi to jakimiś poważniejszymi konsekwencjami.

Jest jednak wyjątek. Ten wyjątek dotyczy ludzi, którzy chcą prowadzić działalność gospodarczą i jednocześnie robić inne rzeczy za pieniądze, ale poza tą działalnością. Tak jest właśnie w moim przypadku.

  • Pracuję na etat na uczelni

  • Przy okazji pracy na uczelni zdarza mi się robić recenzje i ekspertyzy na umowę o dzieło i zlecenie.

  • Prowadzę działalność gospodarczą, która obejmuje sprzedawanie luksusowych uchwytów samochodowych pod marką Berrolia oraz wynajem nieruchomości.

Wcale nie chcę, żeby moje recenzje i inne opracowania zostały uznane za działalność gospodarczą, bo wtedy między innymi zacząłbym podlegać pod prawo zamówień publicznych. Dlatego przy wyborze obszaru działalności zależało mi na tym, żeby nie wskazać rodzajów działalności, które mogłyby się z tym kojarzyć.

Podobnie może być z Tobą. Jeżeli od czasu do czasu robisz za pieniądze rzeczy poza działalnością gospodarczą, i chcesz żeby tak zostało, pilnuj, żeby tych rodzajów działalności nie wykazać w formularzu.

Nazwa skrócona i data rozpoczęcia działalności

W polu 07 podajesz skróconą nazwę swojej firmy. Może to być nazwa Twojej działalności, ale bez imienia i nazwiska. To jest potrzebne tylko dla ZUS i w praktyce jeszcze go nigdy tej skróconej nazwy nigdzie nie potrzebowałem.

Datę rozpoczęcia działalności możesz podać taką samą, jak datę wypełnienia wniosku. Jednak jeżeli możesz, lepiej podać pierwszy dzień następnego miesiąca. ZUS płacisz za cały miesiąc, niezależnie od tego, czy zakładasz firmę pierwszego dnia czy dwudziestego. Więc lepiej przełożyć to o kilka dni i być do przodu o całą składkę miesięczną.

Dane kontaktowe i adres firmy

Pole 09 to miejsce na podanie danych kontaktowych.

Mocno namawiam Cię tu na zaznaczenie pola „Sprzeciwiam się udostępnianiu danych kontaktowych z CEIDG”. Jeżeli tego nie zrobisz, Twój adres mailowy i telefon od razu znajdą się w publicznie dostępnych bazach przedsiębiorców. I szybko zobaczysz, że w ciągu pierwszego dnia dostaniesz dziesięć telefonów z propozycjami kredytów, ubezpieczeń i leasingów. Jeżeli zamiast rozmawiać z paniami z call center wolisz ten czas przeznaczyć na rozwój swojej firmy, lepiej zastrzec swoje dane 🙂

Dalej trzeba podać adres zarejestrowania działalności. Według mnie to nie jest wcale oczywista decyzja, zwłaszcza, kiedy zamierzasz pracować w domu. O konsekwencjach wyboru adresu firmy więcej pisałem w tym wpisie.

ZUS

W polu 12 standardowo wybierasz ZUS, chyba że na leżysz do tych szczęśliwców, którzy są w KRUS albo jesteś ubezpieczony za granicą. Datę powstania obowiązku składek wpisujesz tę samą, co data rozpoczęcia działalności.

Dalej jest wybór formy i wysokości składek. Niestety, ten wybór nie zależy tak całkiem od Ciebie 🙁

  • Możesz wybrać ZZA, jeżeli pracujesz gdzieś na etat i zarabiasz co najmniej płacę minimalną (nie ma znaczenia wymiar etatu). Wtedy będziesz płacić tylko składkę zdrowotną, która w 2019 wynosi 342,32 zł. Dobra wiadomość jest taka, że w takiej sytuacji faktycznie nie zapłacisz prawie nic, bo niemal całą wysokość tej składki (a dokładnie 294,78 zł) będziesz mógł sobie odliczyć od podatku przy okazji składania rocznego PITa. Oczywiście pod warunkiem, że uzyskasz dochód, bo inaczej nie będzie z czego rozliczać 😉

  • Jeżeli nikt nie płaci za Ciebie ZUS (albo zarabiasz mniej niż pensję minimalną), to trzeba zaznaczyć ZUA. Wtedy jesteś pełnoprawnym sponsorem ZUS i możesz przyznać sobie za to medal. Kiedy minie Ci okres obniżonych składek, dumnie zaniesiesz do ZUS co miesiąc kwotę 1316,97 (stan na 2019 rok). Na otarcie łez ZUS daje Ci możliwość zgłoszenia do ubezpieczenia członków Twojej rodziny – wtedy trzeba jeszcze zaznaczyć ZCNA.

Jeżeli nie jesteś pewien tej części, najlepiej nic nie zaznaczaj. Masz wtedy 7 dni od daty rozpoczęcia działalności na wizytę w ZUS. Z mojego doświadczenia mogę powiedzieć, że panie w ZUS zazwyczaj dość kompetentnie wyjaśnią Ci, co wybrać i dlaczego. Dla kogoś, kto pierwszy raz zakłada działalność, taka pomoc może być przydatna.

Możesz też skorzystać z biura księgowego tak, żeby ktoś inny to wszystko za Ciebie załatwił 🙂

Podatki

W części 17 trzeba wpisać naczelnika urzędu skarbowego. Nie chodzi tu o jego imię i nazwisko, tylko o wskazanie urzędu, np. ja wpisuję „Naczelnik Drugiego Urzędu Skarbowego Łódź-Bałuty”.

To jest ten sam urząd, w którym składasz swój roczny PIT. Warto pamiętać, że decyduje tutaj Twoje faktyczne miejsce zamieszkania. Adres zameldowania z dowodu osobistego nie ma tu nic do rzeczy.

W polu 18 wybierasz formę opodatkowania. Masz do wyboru:

  • podatek na zasadach ogólnych,

  • podatek liniowy,

  • ryczałt od przychodów ewidencjonowanych,

  • karty podatkowej.

Tę ostatnią możesz wybrać tylko przy specyficznych rodzajach działalności, takich jak usługi zegarmistrzowskie, krawieckie czy kosmetyczne. Ich pełną listę znajdziesz tutaj. Z kolei w przypadku ryczałtu podatek płacisz od przychodu i nie ma możliwości zmniejszania podstawy podatku o poniesione koszty.

W większości działalności największy sens ma wybór jednej z dwóch pierwszych możliwości, czyli opodatkowania na zasadach ogólnych . Tylko której?

  • Jeżeli Twoje łączne dochody (czyli zysk z działalności + dochody z pracy) nie przekroczą rocznie poziomu ok. 90.000 zł (dokładna granica jest dla każdego trochę inna i zależy od konkretnej sytuacji), to bardziej będzie Ci się opłacało opodatkowanie na zasadach ogólnych. Wtedy od dochodu do kwoty 85.528 płacisz 18% podatku, a od kwoty powyżej tej granicy – 32%.

  • Jeżeli już zarabiasz dość dużo na etacie (ponad 90.000 zł rocznie), to opodatkowanie na zasadach ogólnych oznaczałoby konieczność płacenia naprawdę dużych podatków od działalności. Wtedy lepiej zdecydować się na podatek liniowy, w którym niezależnie od poziomu dochodu zapłacisz 19% podatku. Oczywiście podatek liniowy opłaca się też przy prowadzeniu firm dużej skali, jednak rzadko który przedsiębiorca może od początku założyć, że już w pierwszym roku osiągnie zysk 90 000 zł.

Księgowość pełna czy uproszczona?

W kolejnych polach podajesz formę wpłaty zaliczki (tu standardowo podaje się miesięczną), a także rodzaj księgowości.

O ile nie masz jakichś szczególnej sytuacji, wybierz opcję „podatkowa księga przychodów i rozchodów”. Prowadzenie księgowości w takich formie oznacza minimum formalności, a biuro księgowe zrobi to już za kilkadziesiąt złotych miesięcznie. Druga opcja, czyli pełna księgowość, jest znacznie bardziej skomplikowana i miesięczne koszty w biurach księgowych zaczynają się wtedy od kilkuset złotych wzwyż.

Poza tym w przypadku pełnej księgowości musisz brać fakturę na każdy, nawet najmniejszy wydatek, a potem go rozliczyć w kasie firmy. Jeżeli coś produkujesz, to produkcji będzie towarzyszyła cała góra dokumentacji typu „wydanie z magazynu” czy „ewidencja półproduktów”. Chyba wolisz tego uniknąć 🙂 Dlatego zdecydowanie lepiej wybrać księgowość uproszczoną, czyli właśnie podatkową księgę przychodów i rozchodów.

Biuro księgowe

Trzeba zdecydować, kto ma prowadzić Twoją księgowość.

Możesz to robić sam, ale oznacza to konieczność nauczenia się bardzo wielu rzeczy, poczytania przepisów, interpretacji i poradników. Zdecydowanie lepiej zlecić to biuru księgowemu. Typowo taka obsługa kosztuje od 100 do 300 złotych miesięcznie, ewentualnie trochę mniej w przypadku biur czysto internetowych.

Prowadzenie księgowości samemu ma tę wadę, że przez pierwsze miesiące skupisz się na księgowości i przepisach, zanim nie nabierzesz wprawy. Tymczasem właśnie wtedy Twoją rolą jest rozwijanie biznesu, poznawanie potrzeb klientów i kształtowanie strategii firmy. Dlatego według mnie księgowość jest zdecydowanie usługą, którą warto zlecić na zewnątrz.

Inna sprawa, to właściwy wybór biura księgowego. O tym, jak dobrze wybrać biuro, piszę obszernie w tym wpisie.

Pozostałe informacje

W końcowej części wniosku jest jeszcze miejsce na kilka informacji:

  • czy prowadzisz zakład pracy chronionej (zakładam, że pewnie nie :)),

  • w przypadku osób zamężnych/żonatych – informacje o ewentualnej rozdzielności majątkowej. Jeżeli masz taką rozdzielność, trzeba będzie wpisać datę z intercyzy.

  • o rachunkach bankowych, które będziesz wykorzystywać przy prowadzeniu działalności,

  • jeżeli prowadziłeś kiedyś działalność za granicą, trzeba też podać ewentualne numery identyfikacyjne, które tam otrzymałeś,

  • ewentualne dane osoby, której udzielasz pełnomocnictwo do prowadzenia spraw Twojej firmy.

Moim zdaniem warto pamiętać też, że nie ma już obowiązku prowadzenia osobnego rachunku firmowego. Możesz zarówno przychody, jak i koszty, obsługiwać ze swojego konta osobistego. Rachunki firmowe są z reguły płatne, więc można w ten sposób zaoszczędzić parę złotych miesięcznie.

Co dalej?

Teraz klikasz przycisk „dalej”. System potrzebuje chwili na sprawdzenie, czy wszystkie pola są poprawnie wypełnione. W przypadku błędów podpowie, co się nie zgadza.

Jeżeli jednak wszystko poszło ok, to teraz:

  • jeśli w polu 12.1 zaznaczyłeś formularze ZUS, zostaniesz przekierowany do wypełniania odpowiedniego formularza,

  • jeżeli zdecydowałeś, że wolisz pojechać osobiście do ZUS, to zobaczysz teraz taką stronę:

Na pewno warto kliknąć „Pobierz plik XML”. Jeżeli coś pójdzie nie tak, to w przyszłości będziesz mógł skorzystać z już wypełnionego wniosku, zamiast pracowicie wklepywać wszystko od nowa. Poza tym tak wypełniony wniosek możesz teraz np. wczytać w portalu Profilu zaufanego i tam go elektronicznie podpisać.

Inna możliwość jest taka, że możesz pojechać do urzędu miasta i tam podać numer, który wyświetlił się w lewej kolumnie. Wtedy urzędnik wydrukuje Twój wniosek i będziesz mógł go podpisać.

Od tego momentu jesteś Przedsiębiorcą 🙂

Czy to wszystko? Niestety nie do końca. Z formalności czeka Cię jeszcze kilka tematów:

  • dogadanie się z Twoim biurem księgowym,

  • VAT w Urzędzie Skarbowym,

  • kasa fiskalna,

  • ZUS.

Ale o tym będzie już w innym odcinku 🙂