Jednym z poważnych błędów, które możesz popełnić na początku działalności, jest zły wybór księgowej. Z własnego doświadczenia z ponad 10 biurami zdradzam, czym się kierować, wybierając biuro księgowe.

Dobra księgowa jest skarbem właściciela firmy. Alarmuje wtedy, kiedy firma zmierza na minę. Nie zawraca głowy z błahymi problemami. Potrafi uszanować to, że po dwóch latach ciężkiej pracy jesteś na urlopie i potrafi wtedy wstrzymać się z telefonami.

Z drugiej strony – zła księgowa wyrządzi Ci mnóstwo szkód. Nie zauważy, że przekroczyłeś limit zwolnienia. Nie powie na czas, żeby ubiegać się o niższy ZUS. Nie dowiesz się od niej na czas, ile trzeba zapłacić podatku.

I co najważniejsze: zła księgowa spowoduje, że, zamiast poświęcać swój czas na rozwój firmy, będziesz skupiał się na zagrożeniach księgowo-podatkowych. A to może spowodować, że Twój dobry pomysł na biznes nie będzie się rozwijał.

Co zrobić, żeby znaleźć dobre biuro księgowe?

Krok 1. Znajdź księgową w zasięgu 10 minut dojazdu

Szczególnie przez pierwsze pół roku będziecie mieć dużo tematów do rozmowy. Wiele rzeczy wcale dla Ciebie oczywistych nie będzie.

Wtedy najlepiej pojechać do księgowej i porozmawiać z nią w cztery oczy. Nie zastąpi tego rozmowa telefoniczna ani mail. Przez telefon wiele rzeczy umyka. Poza tym ludzie zupełnie inaczej zachowują się w czasie rozmowy telefonicznej niż na żywo.

Przez dwa lata księgowość mojej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością była prowadzona przez biuro, które przeniosło się na drugi koniec Łodzi, 45 minut jazdy samochodem.

Właścicielka biura często nie odbierała telefonów, kiedy akurat wyjeżdżała na audyt. Jak już się spotkaliśmy raz na pół roku, to większość tematów, na których mi zależało, było już nieaktualnych.

Dlatego zmieniając biuro wiedziałem, że musi być położone blisko. I to się doskonale sprawdziło. Podatki są skomplikowane i nowe tematy wymagają skupionej rozmowy, która możliwa jest tylko na żywo.

Współpraca z księgową to jest budowanie długofalowej relacji. Taką relację buduje się tylko przez osobiste spotkania. Bez nich – będzie ciężko.

Krok 2. Nie ufaj pierwszej rozmowie

Każdy z nas lubi przeprowadzić przed wyborem rozmowę. I w oparciu o nią dokonać wyboru, po przecież lubisz myśleć, że masz wyczucie do ludzi. Jednak wiem z doświadczenia, że taka rozmowa jest kompletnie niemiarodajna.

Dlaczego? Bo KAŻDE biuro, które jest już na rynku od kilku lat, ma właściciela, który umie takie rozmowy prowadzić. I który umie zrobić dobre wrażenie.

Działa tu zwykły mechanizm doboru naturalnego. Te księgowe (i ci księgowi), które nie potrafią zrobić pierwszego dobrego wrażenia, nie zostają długo na rynku. Bo nie potrafią przyciągnąć klientów. Zostają tylko ci, którzy robią dobre wrażenie.

Jednak ten sam mechanizm doboru naturalnego nie działa, jeśli chodzi o jakość usług. Na rynku są dziesiątki kiepskich biur księgowych, które pomimo swojej miernoty nadal trwają.

Krok 3. Nie bierz księgowej z ogłoszenia. Poradź się innych

Najlepiej skorzystać z biura księgowego, które już zostało sprawdzone przez innych. Kiedy ostatnio szukałem dobrej księgowej, wrzuciłem temat na Facebooka. W ciągu jednego dnia miałem kilkanaście poleceń.

I tu, niestety, trzeba uważać. Uważać przede wszystkim na to, kim jest osoba polecająca.

Najważniejsza zasada: najbardziej ufaj poleceniom znajomych, którzy są zasadniczy, drobiazgowi i po prostu – upierdliwi. Bo jak taka osoba kogoś poleca, to znaczy, że księgowy przeszedł chrzest bojowy.

Natomiast jak ognia unikaj rekomendacji dobry ludzi, typu „brat łata”, takich co to mają serce na dłoni. Nie ufaj rekomendacji takiej osoby, bo jest duże prawdopodobieństwo, że:

  • poleca Ci kogoś, bo chce być dla Ciebie miła, a akurat zna tylko jedną księgową,

  • od lat współpracuje tylko z jedną, złą księgową, ale woli nie zauważać jej błędów,

  • chce zrobić przysługę swojej księgowej, więc ją poleca przy byle okazji.

Serio. Sprawdzone. Niestety – dobrzy ludzie bywają źródłem bardzo złych rekomendacji.

Dlatego – koniecznie pytaj innych, ale zwracaj uwagę na to, kto poleca.

Krok 4. Unikaj biur średniej wielkości. Jak ognia

To jest historia, którą słyszałem już wiele razy. Sam też miałem takie doświadczenie.

Była sobie naprawdę dobra księgowa. Sumienna, rzetelna, ciągle na bieżąco z przepisami. Nic dziwnego, że przybywało jej klientów. Ludzie ją sobie polecali i byli zadowoleni.

W efekcie zabrakło jej rąk, żeby ogarnąć sprawy wszystkich klientów. Zatrudniła pierwszego pracownika. Swoją kuzynkę. (Nie wiem dlaczego, ale zatrudnianie członków rodziny to jakaś epidemia wśród księgowych. :))

Potem jeszcze trzy osoby, mniej lub bardziej przypadkowe. Bo co prawda była doskonałą księgową, ale nie miała żadnego doświadczenia w zatrudnianiu ludzi.

No i się zaczęło. Nie dotrzymane terminy. Maile, które tydzień czekają na odpowiedź. Spychanie odpowiedzialności za błędy, bo nikt w zespole nie się nie poczuwał. I ostatecznie odpływ części klientów. I właścicielka biura, która nie ma czasu się niczym porządnie zająć, bo cały czas gasi pożary. Albo zajmuje się zdobywaniem klientów, żeby znaleźć pracę dla nowego, powiększonego zespołu.

Dlatego unikaj średnich biur. Najlepsze doświadczenia mam z samodzielnymi księgowymi z polecenia, które ewentualnie zatrudniają jeszcze jedną osobę do pomocy.

Dobrze potrafią sobie radzić również duże biura, takie od 20 pracowników wzwyż. Bo tam już działają procedury, najczęściej wdrożono jakiś system jakości i jest jasna odpowiedzialność. No i pracuje przynajmniej kilku dobrej klasy ekspertów, z których wiedzy można skorzystać w bardziej skomplikowanych sprawach.

Być może podobnie dobrze działają duże biura online, typu ifirma czy wfirma. Nie wiem, nie sprawdzałem. Chętnie posłucham relacji z pierwszej ręki.

Krok 5. Nie wahaj się. Zmień biuro

Wśród przedsiębiorców dominuje przekonanie, że zmiana biura księgowego jest trudniejsza niż rozwód. Co nie jest prawdą.

Też miałem przed długi czas mocne przekonanie, że biura nie da się zmienić. Winny był prosty mechanizm. Podstawową jednostką czasu jest w księgowości rok. Większość istotnych sprawozdań i rozliczeń obejmuje właśnie rok.

Latem i jesienią myślisz sobie „ta księgowa jest kiepska ale niech doprowadzi mi sprawy do końca roku, do sprawozdania rocznego”.

Sprawozdanie roczne jest kończone, w zależności od formy prawnej Twojej firmy, w kwietniu lub w czerwcu. A przecież sprawy biegną dalej i jak masz już w ręku sprawozdanie roczne, znowu jest lato i znowu „…niech doprowadzi mi sprawy do końca roku”. 🙂

Z różnych powodów zarówno ja, jak i moja żona, byliśmy przynajmniej pięciokrotnie zmuszeni do zmienienia biura księgowego w trakcie roku. I to zarówno prowadząc działalność jednoosobową, jak i spółkę kapitałową.

I wiesz co?

I nic. Nic się kompletnie nie stało. Po prostu trzeba było się umówić, przenieść dokumenty i stany kont – i wszystko toczyło się dalej.

A ja za każdym razem nie mogłem zrozumieć, dlaczego tak długo trzymałem się biura, z którym współpraca przestała się układać.

Więc jeżeli czujesz, że

  • za dużo musisz myśleć o księgowości Twojej firmy,

  • porad szukasz nie u Twojej księgowej, tylko w internecie

  • nie możesz się z nią łatwo i szybko skontaktować

– nie czekaj. Po prostu zmień biuro. I tym razem wybierz lepiej. 🙂

 

Jak oceniasz ten artykuł?
Po co to czytać??Nadal słabyPrzeciętnyDosyć dobrySuper!
(2 ocen, średnia: 3,50)

Loading...

Źródła zdjęć: Unsplash.com, Pexels.com, Pixabay.com

PS. Jeżeli wolisz słuchać niż czytać, nagrałem do tego wpisu odcinek podcastu. Jest dostępny tutaj:

Listen to „ZNS 01: Z praktyki – jak dobrze wybrać biuro księgowe” on Spreaker.