Formalności nie są najważniejsze we własnym biznesie. Ale niektórych nie da się obejść. Podpowiadam dzisiaj, jakie decyzje będziesz musiał podjąć, zanim faktycznie pojedziesz do urzędu rejestrować działalność.

Swoją pierwszą działalność założyłem w 2007 roku. To, co początkowo miało być firmą doradztwa personalnego, rozwinęło się jako prężnie działająca firma od projektów unijnych, zatrudniająca prawie 70 osób.

Jednak początki nie były oczywiste. Pamiętam, jak ze wspólnikami analizowaliśmy jak to się robi, które formularze wypełnić i do jakiego urzędu pójść. Nie było takie proste. Ale ten artykuł sprawi, że będzie to proste dla Ciebie.

Kiedy musisz założyć działalność gospodarczą?

Często dostaję pytania typu: czy mogę się reklamować, nie mają założonej działalności? Czy mogę ponosić koszty, jeżeli nie mam firmy?

Najkrótsza odpowiedź brzmi: możesz robić praktycznie wszystko, dopóki Twoja firma nie generuje przychodów.

Dopóki pierwszy klient Ci nie zapłaci, nie masz żadnego obowiązku, żeby rejestrować firmę. Możesz zamawiać reklamy, możesz kupować materiały, zrobić stronę internetową czy zamówić wizytówki. Możesz też negocjować i umawiać się z przyszłymi klientami. To jest Twoje prawo i nie musisz do tego załatwiać żadnych formalności.

Tak przy okazji: napisałem książkę. Jeżeli masz więcej niż 10.000 zł oszczędności, jej przeczytanie Ci się opłaci

Majątek jak skała. Jedyna książka o tym, jak w praktyce ochronić swoje oszczędności przed inflacją. Same konkrety. Bez ściemy

Więcej o książce

Potem, przy pierwszych, testowych próbach, kiedy przychody są małe, warto skorzystać z działalności nierejestrowanej. Więcej o niej piszę tutaj.

Dopiero kiedy Twoje przychody robią się regularne, musisz zarejestrować działalność.

Jednak zanim zaczniesz wypełniać wnioski w urzędach, będziesz musiał podjąć kilka ważnych decyzji. Lepiej mieć je wcześniej przemyślane, żeby nie podejmować decyzji na gorąco, nad formularzem. Warto wiedzieć

• w jakiej formie chcesz prowadzić działalność,

• jakiej będziesz używać nazwy urzędowej swojej firmy,

• pod jakim adresem będzie zarejestrowana działalność.

Wybierz formę działalności

Teoretycznie masz do wyboru kilka możliwości

• jednoosobowa działalność gospodarcza

• spółka z ograniczoną odpowiedzialnością

• spółka jawna, komandytowa lub akcyjna

• fundacja albo stowarzyszenie.

Ale skoro interesujesz się tematem i czytasz ten artykuł, to pewnie jesteś dopiero na początku drogi. I to jest Twoja pierwsza działalność.

Jeżeli tak, to zdecydowanie polecam jednoosobową działalność gospodarczą. Ma kilka zalet:

• nie musisz korzystać z notariusza do zakładania firmy i późniejszego zmieniania np. zakresu działalności (w spółce z o. o. jest to konieczne)

• nie musisz dokonywać płatnych operacji w KRS, np. zmian czy rejestracji zeznania rocznego

• koszty księgowości są znacznie niższe

• w jednoosobowej działalności za większość rzeczy możesz zapłacić tak po prostu, gotówką. W spółce z o. o. takie działania lepiej robić firmową kartą albo prowadzić rejestr kasowy, co jest kłopotliwe.

Inaczej mówiąc, proponuję, żeby na początku skupić się na rozwoju swojego pomysłu na biznes, a nie zawracać sobie głowy formalnościami.

Nazwa Twojej firmy

Szczegółowo opisałem temat tutaj – i zapraszam Cię do przeczytania. Dowiesz się z tamtego artykułu, jak formalnie powinna nazywać się jednoosobowa działalność gospodarcza, pod jaką nazwą możesz się reklamować i jaką nazwę stosować na fakturach.

Adres działalności gospodarczej

W trakcie rejestrowania będziesz musiał podać miejsce prowadzenia działalności. Jeżeli Twoja działalność to biuro, sklep czy punkt usługowy, generalnie coś z fizyczną siedzibą, to nie ma problemu. Podajesz adres – i gotowe.

Jednak na początkowym etapie działalności fizyczna siedziba jest często niepotrzebna. Jeżeli zaczynasz handel przez internet, to pewnie zaczniesz od trzymania towarów w domu. Wiele firm w ogóle nie ma fizycznego adresu. Dotyczy to wielu freelancerów.

Jeżeli prowadzisz działalność jako kierownik budowy „do wynajęcia”, to trudno wskazać faktyczny adres Twojej pracy. Możesz przecież prowadzić kilka budów na raz, a i adres będą się zmieniać co kilka miesięcy.

Wtedy masz kilka możliwości.

Rejestracja działalności w domu

To jest najprostsze rozwiązanie. Nie będzie wtedy problemu z odbieraniem korespondencji. Jednak nie jest to dobra opcja, jeżeli cenisz sobie prywatność. Rejestracja pod adresem domowym powoduje, że Twój domowy adres będzie publicznie dostępny w internecie.

Ja od początku miałem z tym problem. Myśl, że każdy może łatwo dowiedzieć się, gdzie mieszkam, była zawsze dla mnie niekomfortowa. Oczywiście wiem, że prywatność jest trudna do utrzymania, ale jednak udostępnienie adresu domowego każdemu wcale mi się nie podoba.

Wtedy możesz skorzystać z innych możliwości.

Masz inną nieruchomość?

Masz może kawalerkę po babci, którą wynajmujesz? Nic nie stoi na przeszkodzie, żeby tam zarejestrować działalność. Praktycznie wszędzie możesz wtedy podać adres do korespondencji, który będzie po prostu Twoim adresem domowym.

Korespondencja do Ciebie dotrze, ale w internecie Twój adres domowy nie będzie publicznie dostępny.

Wirtualne biuro

Jeżeli nie masz innego adresu, a nie chcesz rejestrować firmy w domu, pozostaje skorzystać z oferty wirtualnego biura.

Jak działa wirtualne biuro? Jest to firma, która udostępnia Ci swój adres i potwierdza, że możesz go podać jako adres rejestracji działalności. Ceny takiej usługi zaczynają się od 50 złotych netto za miesiąc.

Najczęściej możesz do tego zamówić różne usługi dodatkowe:

• skanowanie korespondencji i przysyłanie jej do Ciebie mailem (uwaga: wtedy pracownik, który to robi, ma wgląd we wszystkie Twoje pisma!),

• możliwość skorzystania z biura na godziny, np. żeby spotkać się z klientem,

• przestrzeń biurową do pracy,

• parking.

Wirtualne biuro. Czy grozi Ci kontrola urzędu skarbowego?

Mogłeś się spotkać z opinią, że wirtualne biuro to problem dla urzędu skarbowego. Jest w tym część prawdy, ale możesz sobie z tym poradzić.

O co w ogóle chodzi? Kilka lat temu Ministerstwo Finansów zaczęło mocno walczyć z oszustwami w podatku VAT. Wiele takich oszustw było robionych przez wirtualne firmy, których nie dało się fizycznie znaleźć. Od tego czasu niemal każda firma, która rejestruje się jako vatowiec, podlega kontroli urzędników.

Odbywa się to tak, że kilka dni po złożeniu deklaracji VAT-R dostajesz telefon od pani z urzędu skarbowego, że następnego dnia przyjedzie kontrola. Jednak razem z VAT-R możesz złożyć oświadczenie, że faktycznie prowadzisz działalność np. w dwóch miejscach: na terenie wirtualnego biura i w domu.

Teoretycznie kontrola może przyjść w oba te miejsca. Jednak zazwyczaj możesz przekonać panią z urzędu, że w wirtualnym biurze trzymasz tylko część dokumentów i bywasz tam raz na miesiąc, a akurat jutro pracujesz w domu.

Kontrolerzy mogą Cię jeszcze spytać, dlaczego na drzwiach nie masz tabliczki z oznaczeniem firmy. Możesz jednak wtedy spokojnie wyjaśnić, że chronisz swoją prywatność a Twoja praca nie wymaga przyjmowania klientów.

Zazwyczaj to się udaje 🙂

Wolisz rejestrację elektroniczną czy jeżdżenie po urzędach?

Przychodzi dzień rejestracji 🙂

Masz do wyboru trzy ścieżki.

• Możesz zarejestrować firmę przez internet w tzw. „trybie anonimowym”. Wtedy w ciągu 7 dni od złożenia wniosku powinieneś pojechać do urzędu gminy i podpisać wniosek.

• Możesz zarejestrować firmę elektronicznie, podpisując dokumenty profilem zaufanym. Tak profil każdy może sobie wyrobić, jednak wymaga to również wizyty w urzędzie. Założenie profilu ma tę zaletę, że w przyszłości przy jego pomocy możesz np. zmienić dane firmy albo załatwić inne sprawy urzędowe, takie jak wyrobienie dowodu osobistego.

• Możesz też poświęcić dzień na pojechanie do kilku urzędów i całość załatwić bez komputera.

Teoretycznie wybór jest prosty. Ale tylko teoretycznie. Kilka miesięcy temu znajomy walczył ponad tydzień z „dobrodziejstwami” systemu elektronicznego. W końcu się poddał i pojechał do urzędu. Wszystkie sprawy załatwił w jeden dzień.

Kiedy z kolei ja zakładałem swoją działalność, najdłuższą częścią było pojechanie do urzędu, żeby potwierdzić profil zaufany. Resztę zrobiłem przy komputerze i zajęło mi może godzinę.

Co wybrać? Chyba bym zaczął od formy elektronicznej z profilem zaufanym. Ale jeżeli napotkasz na jakiekolwiek problemy z systemem (które wciąż się zdarzają) – lepiej nie trać czasu i pojedź do swojego urzędu miasta (albo gminy).

Jeżeli zdecydowałeś się na ścieżkę elektroniczną, do podpisania wniosku o rejestrację firmy będziesz potrzebował tzw. profilu zaufanego.

(Jest też możliwość podpisania podpisem elektronicznym. Jednak jest on jednak płatny i jeżeli go nie masz, to szczerze mówiąc nie widzę powodu, żebyś go sobie wyrabiał.)

Jak założyć profil zaufany?

Masz dwie możliwości.

• Możesz tutaj wypełnić formularz. Potem czeka Cię wycieczka do urzędu miasta (albo gminy) z dowodem osobistym, żeby potwierdzić swoją tożsamość.

• Jeżeli masz konto w jednym z popularnych banków, możesz swój profil zaufany utworzyć bezpośrednio przez bank. Wtedy nie ma konieczności jechania do urzędu.

A o tym, jak krok po kroku wypełnić formularz rejestracyjny – już za tydzień.