Liczy się kasa, czyli finansowa analiza twojej firmy w 15 minut

Są ludzie, którzy mówią, że analiza finansowa to bardzo skomplikowana sprawa. Prawie zawsze są to ci, którzy nie wiedzą o czym mówią. Pokażę ci, że analizę finansową można bardzo szybko zrobić i zrozumieć, jeżeli skupisz się na 3 liczbach. Jakich?

Analiza finansowa to nie to samo, co budżet firmowy. Nie służy do zapisywania dochodów i wydatków z przeszłości. Analiza finansowa to narzędzie nakierowane na przyszłość. Bardzo ułatwia planowanie finansów i podejmowanie strategicznych decyzji.

• Pozwala obliczyć, czy twoja firma będzie zyskowna.
• Pozwala ci zobaczyć, przy jakim poziomie sprzedaży i kosztów osiągniesz zysk. Dzięki niej możesz sprawdzić, czy takie wielkości w ogóle jesteś w stanie osiągnąć.
• W skrajnej sytuacji może ci pomóc podjąć decyzję, kiedy warto zamknąć firmę. Bo to też jest cenna wiedza, która czasem pozwala się uchronić przed komornikiem.

Jak widzisz, analiza finansowa służy do planowania najważniejszych decyzji: czy warto wchodzić w biznes, co trzeba zrobić, żeby w nim zarabiać, a także – kiedy zrezygnować. W skrócie – bardzo ułatwia życie. Warto poświęcić 30 minut, żeby się tego wszystkiego dowiedzieć.

Oczywiście możesz analizę finansową nawet małej firmy ubrać w duuuuuży arkusz Excela. Będzie bardzo mądrze wyglądać, klikać i błyszczeć. Tylko że nie dowiesz się z niego ani trochę, od czego naprawdę zależy twój zysk.

Ja proponuję ci zupełnie inne podejście. Znacznie prostsze.

Żeby było jasne: będę tutaj mówił o analizie finansowej małej firmy. Takiej, która zatrudnia do 50 pracowników i która ma jedno główne źródło przychodów. Może to być produkcja, mogą być usługi albo handel albo jeszcze coś innego. Do takiej firmy nie trzeba robić skomplikowanych arkuszy z tysiącem pól, w których zaraz sam się pogubisz.

Tak przy okazji: napisałem książkę. Jeżeli masz więcej niż 10.000 zł oszczędności, jej przeczytanie Ci się opłaci

Majątek jak skała. Jedyna książka o tym, jak w praktyce ochronić swoje oszczędności przed inflacją. Same konkrety. Bez ściemy

Więcej o książce

Wystarczy, że skupisz się na 3 wielkościach.

Koszty stałe

Koszty stałe to wszystkie koszty, których wysokość nie jest powiązana ze sprzedażą. Nie muszą być zawsze takie same z miesiąca na miesiąc. Jednak ich ważną cechą jest to, że nie zmieniają się wraz ze sprzedażą.

Podam ci kilka przykładów, żebyś był w stanie lepiej wyobrazić sobie, co jest, a co nie jest kosztem stałym w firmie.

• Księgowość, ZUS i lokal będą kosztami stałymi w prawie każdym rodzaju działalności.
• Koszt zatrudnienia pracownika we wspomnianym przeze mnie sklepie z akcesoriami do telefonów komórkowych jest kosztem stałym. No bo dopóki punkt jest otwarty, musi tam być pracownik. Z drugiej strony wystarczy tam jedna osoba niezależnie od tego, czy dziennie obsługuje 20 czy 100 zamówień.
• W startupie informatycznym koszty zatrudnienia programistów są kosztem stałym. Potem oczywiście może się to zmienić, jeżeli wraz ze wzrostem ruchu i sprzedaży trzeba będzie zatrudnić kolejnych.

Sprzedaż

Wielkość sprzedaży jest drugim pojęciem, którego będziemy potrzebować. Najważniejsze jest to, że sprzedaż zapisujemy w sztukach, a nie w złotówkach.

Podam kilka przykładów, bo wielkość sprzedaży różnie się liczy w zależności od tego, co sprzedajesz.

• Na przykład u mnie w Berrolii wielkość sprzedaży to liczba sztuk uchwytów, które wysyłamy co miesiąc.
• W restauracjach wielkość sprzedaży to liczba obsłużonych stolików miesięcznie.
• W gastronomii typu foodtruck wielkość sprzedaży to liczba obsłużonych klientów.
• W firmie budowlanej będzie to liczba budów na sezon.
• W punkcie sprzedaży akcesoriów do komórek wielkość sprzedaży to, najprościej, liczba paragonów wystawianych miesięcznie. To się może na pierwszy rzut oka wydawać nieintuicyjne, bo przecież w asortymencie są rzeczy i za 5 złotych, i za 200. Jednak szybko okazuje się, że tu działa prawo wielkich liczb. Czasem ktoś kupi tanią rzecz, czasem drogą, ale średnio rzecz biorąc rachunek od przeciętnego klienta będzie wynosił około 40 złotych.
• W prywatnym żłobku wielkość sprzedaży to będzie średnia liczba płacących dzieci na miesiąc (chociaż czasem wygodniej się posługiwać liczbą grup).

Marża

Marżę wyrażamy w złotych. Marża to jest różnica między ceną zamówienia, a kosztem zmiennym związanym z jego realizacją:

Informuje o tym, ile złotych zarabiasz na pojedynczym zamówieniu. Jeżeli każde twoje zamowienie ma inną cenę, możesz przyjąć średnią cenę zamówienia.

• Jeżeli prowadzisz firmę budowlaną, marża jest kwotą, która zostaje, kiedy od wartości, na którą wystawisz fakturę, odejmiesz wszystkie koszty zmienne związane z tą konkretną budową. Będą to koszty pracowników, materiałów i zużytych narzędzi.
• W restauracji marżę obliczysz jako średni rachunek minus koszty składników i obsługi kelnerskiej.
• W handlu marża to średnia cena zamówienia minus koszty zakupu towarów. Jeżeli zatrudniasz handlowców i ich wynagrodzenie jest prowizyjne, to dodatkowo przy obliczaniu marży warto odjąć również ich prowizję.
• Jeżeli zajmujesz się rękodziełem, to marżę obliczysz odejmując od ceny sprzedaży koszt wszystkich materiałów i tych usług, które ewentualnie zlecasz na zewnątrz.
• Przy handlu internetowym marżą będzie wartość przeciętnego zamówienia minus koszty zakupu towarów (razem z przesyłką). Jednak tutaj trzeba jeszcze uwzględnić koszty pozyskania ruchu na stronie.

Inaczej mówiąc, marża to ilość złotówek, która dodatkowo zostanie ci w kieszeni po obsłużeniu dodatkowego zamówienia.

Zysk, czyli kiedy biznes się opłaca

Mamy więc trzy liczby, o których pisałem na początku:

• Koszty stałe
• Marżę
• Sprzedaż.

Jak się domyślasz, firma ma zysk wtedy, kiedy marża pomnożona przez sprzedaż jest większa od kosztów stałych.

To jest trochę inne ujęcie niż znajdziesz w dokumentach od księgowej. Jest też inne niż w standardowych sprawozdaniach finansowych. Ale jest dużo bardziej użyteczne.

Jeżeli firma nie zarabia (albo przynosi straty), to zawsze ma to jedną z trzech przyczyn:

• Koszty stałe są za wysokie jak na sprzedaż i marżę, którą możesz uzyskać ze swoimi produktami.
• Sprzedaż jest za niska.
• Marża jest za niska. Dzieje się tak albo dlatego, że masz za niskie ceny, albo dlatego, że masz za wysokie koszty zmienne. Tak czy tak – przy niskiej marży nawet mocne zwiększenie sprzedaży da ci nic, albo niewiele. To jest niestety częsta sytuacja, w której przedsiębiorca urabia się po łokcie, ma coraz więcej zamówień, a w portfelu zostaje mu cały czas tyle samo pieniędzy.

Diagram zysku

W ostatnim artykule na blogu pokazałem ci Diagram Zysku, czyli łatwy, jednostronicowy biznes plan. Możesz go bezpłatnie pobrać tutaj.

Jeżeli pamiętasz, obiecałem, że uzupełnimy ten diagram o analizę finansową. Teraz, kiedy znasz już trzy wartości – koszty stałe, marżę i sprzedaż – mamy już wszystko, co jest potrzebne do uzupełnienia Diagramu. Ponownie wrócimy do przykładu ze sklepem z akcesoriami do telefonów.

Analiza finansowa wygląda tak:

Jak widzisz, analiza finansowa w diagramie Zysku zawiera wszystkie trzy elementy: koszty stałe, marżę i sprzedaż.

I tu jest jeden ważny element. O ile nie prowadzisz firmy już jakiś czas, nie wiesz tak naprawdę, ile będzie wynosiła sprzedaż. Oczywiście możesz to próbować oszacować, na przykład obserwując godzinę dziennie przez jakiś czas inne biznesy, podobne do twojego. Ale każda firma jest inna, a poza tym sprzedaż może się wahać z miesiąca na miesiąc.

Dlatego uważam, że analiza finansowa zawsze powinna być wariantowa. Powinna zawierać kilka wariantów, od rozsądnie-pesymistycznego aż do super optymistycznego. Takie podejście pozwoli ci „zaprzyjaźnić się” z różnymi scenariuszami i mieć świadomość, co cię może czekać w zależności od tego, jak się sprawy ułożą.

Ok, mamy już kompletny Diagram zysku dla naszego przykładowego biznesu. Wygląda tak:

Zwróć uwagę, że na kartce A4 opisaliśmy właściwie wszystkie kluczowe elementy biznesu.

I ty też możesz to zrobić. Wystarczy do tego pobrać darmowy Diagram zysku, zarezerwować pół godziny i zacząć pisać. W razie czego służę pomocą. Jakby coś było niejasne, pisz do mnie na michal@zarabianienasniadanie.pl