Jak zapanować nad listami zadań? Mój sprawdzony sposób

2018-03-26T19:35:12+00:00

Chwilę temu przestałem korzystać z listy zadań. Serio. Moje listy zadań rosły z każdym dniem. Przez ostatnie dziesięć lat przetestowałem chyba każde możliwe rozwiązanie – od karteczek, przez planery, po wszelkie typy i rozmiary aplikacji na telefony i komputery. I coś we mnie pękło.

Zdałem sobie sprawę, że lista zadań wcale nie zwiększa mojej produktywności. Wręcz przeciwnie. Postanowiłem wysadzić to wszystko w powietrze i od nowa podejść do własnego czasu. Z dobrym skutkiem.

Mogę o sobie śmiało powiedzieć, że jestem geekiem, jeśli chodzi o zarządzanie sprawami do zrobienia. Dziennie lista spraw, które zapisuję na różnego rodzaju listach i następie oznaczam jako wykonane, waha się między 15 a 30 pozycji. Do zarządzania zadaniami i terminami używałem już:

  • żółtych karteczek wklejanych do zeszytu
  • planerów zgodnych z metodologią Getting-Things-Done
  • planerów zgodnych z metodologią Franklina Coveya
  • elektronicznych notesów Casio (jeszcze przed epoką smartfonów)
  • palmtopów Palm M100 i Palm T2
  • na platformie Windows Mobile aplikacji Agenda Fusion i Pocket Informant
  • na Blackberry – Pocket Informanta
  • na platformach Android i iOS aplikacji – nawet nie chce mi się wyliczać, spokojnie sprawdziłem w boju ponad 50!

I wiesz co? Każdy, serio KAŻDY system prowadzi w końcu do tego samego problemu. Nie pomagają listy priorytetów. Projekty. Przypisywanie celów bieżących do celów długookresowych. Każda lista zadań kończy tak samo.

Listy zadań puchną

Masz poczucie, że cokolwiek byś nie robił, nie wyrabiasz się na czas? Że rzekomo cudowne sposoby na zwiększenie produktywności nie tylko jej nie zwiększają, ale powodują tylko coraz większą frustrację?

Problem nie leży w Tobie. Uwierz mi. Problemem nie jest to, że jesteś za mało produktywny. Problem w większości przypadków leży, jak mówią informatycy, na wejściu.

Jak masz już listę zadań, czy jest to kartka, planer, czy aplikacja za 100 euro, zaczynasz do niej wpisywać zadania. I to dopisywanie jest łatwe. Za łatwe.

Pomyślisz, że warto przetestować nowy layout strony? Bach! Na listę!

Zmienić układ prezentacji? Na listę!

Zadzwonić do klienta? Lista wszystko pomieści!

Im więcej zadań, tym gorzej

Ten mechanizm ma, przynajmniej u mnie, skłonność do samonapędzania się. No bo powiedzmy – wracam z urlopu. Pełen zapału biorę się do zadań i priorytetów, jakie sobie ustawiłem.

Ale przecież nie zdążę zrobić wszystkiego. Rzeczy, których nie zdążyłem zrobić pierwszego dnia – zgadłeś! – dodaję do mojej listy zadań.

Drugiego dnia nie załatwione sprawy z wczoraj zaczynam robić od rana. Bo przecież skoro wczoraj były ważne, to dzisiaj też są ważne. Ale dochodzą nowe. Ktoś coś ode mnie chce? Dodaję do listy, bo przecież załatwiam sprawy z wczoraj. Mam nowy pomysł – nie mam czasu się nad nim zastanowić. Dodaję więc do listy.

I tak mija dzień za dniem.

Każdego dnia dochodzą nowe sprawy. Wydłużająca się lista powoduje głównie frustrację. Frustracja i zmęczenie dodatkowo zmniejsza liczbę rzeczy, którymi mogę się codziennie zająć. Lista rośnie coraz szybciej.

Czy to jest tylko mój problem? Wątpię. Rozmawiałem z kilkoma znajomymi – mówią dokładnie to samo. Michał Szafrański jakiś czas temu mówił w jednym z podcastów, że ma problem dokładnie z tym samym. Że każdy kolejny system kończył się ogromnie długą listą, nad którą sam już nie panował.

Dlaczego?

dwa główne powody tego szaleństwa.

Praktycznie niemożliwe jest skuteczne filtrowanie w momencie wpisywania, co jest ważne, a co nie. Tego nigdy nie wiemy z góry, bo ważność trzeba zawsze oceniać w kontekście innych spraw do załatwienia. Żadna z rzeczy, którą wpisujemy na listę, nie jest z definicji nieważna. Kwestia tylko – która jest ważniejsza od innych. W efekcie – na listę trafia mnóstwo śmieci.

Możemy oczywiście wymyślać wyrafinowane sposoby ustalania celów, priorytetów i innych takich. Możemy inwestować krocie w narzędzia do zarządzania osobistymi projektami, systemy typu Getting Things Done i tym podobne. Tylko że to nic nie zmienia. To tylko odsuwa problem w czasie. I powoduje jedynie, że nasza kupa złomu wygląda na bardziej uporządkowaną.

Drugi powód katastrofy jest taki, że nigdy nie da się odpowiednio dokładnie przewidzieć, ile czasu zajmie zadanie. W efekcie bardzo szybko łączny czas przekroczy liczbę godzin dostępnych w ciągu doby. Coś, co miało być załatwione danego dnia, zajmuje go całego i wypycha inne zadania na dzień kolejny. A tam już czeka osobna lista.

Jedyne wyjście – nowy rodzaj pracy

Te wszystkie choroby dotknęły mnie osobiście. Kilka list po kilkadziesiąt pozycji każda – taka sytuacja nie była u mnie wyjątkiem.

Kilka miesięcy temu powiedziałem – dość!

Mój nowy dzień pracy wygląda teraz zupełnie inaczej.

  1. Od rana siadam daję sobie pięć minut na zastanowienie się, jakie obszary moich działań są dla mnie najważniejsze. To oczywiście nie znaczy, że planuję bez żadnych ograniczeń. Mam zobowiązania w różnych miejscach, ludzie po mnie oczekują pomocy lub odpowiedzi. Ale staram się mieć te sprawy w głowie. Mózg ludzki ma tę cudowną właściwość, że nie skupia się na bzdurach, jeżeli da się mu odpowiednie warunki. Lista zadań w telefonie nie ma takiego zabezpieczenia.
  2. Zapisuję na nowej stronie w zeszycie to, co mi przyjdzie do głowy jako najważniejsze do zrobienia. Maksymalnie pięć rzeczy.
  3. Nie zaglądam na poprzednie strony! Ever!
  4. Oznaczam numerkami sprawy od najważniejszej do najmniej ważnej.
  5. Zaczynam działać w kolejności numerków.

A kalendarz?

Ten system musi być oczywiście wspomagany przez kalendarz. Jednak nie używam kalendarza do zapisywania dużych i ważnych rzeczy do zrobienia. Mam na telefonie dwa kalendarze, które wyświetlają się w różnych kolorach.

Na niebiesko są rzeczy, które mam umówione na konkretną godzinę. Spotkania, wykłady, posiedzenia komisji i tym podobne. Po minięciu terminu nie wracam już do nich, bo te sprawy się same z siebie dezaktualizują.

Na czerwono są drobne zadania, które muszę załatwić jakiegoś dnia. Czyli oddzwonienie do klienta, wpisanie ocen studentom w terminie czy rezerwacja biletu na koncert. Te pozycje usuwam, jak tylko je załatwię. Ale, co kluczowe, nie trafiają tu żadne duże i ważne zadania do zrobienia. Takie, które mogłyby mi zająć więcej niż piętnaście minut.

Co się stanie, jak zapomnę?

Jak pewnie zauważyłeś, ten system nie jest w 100% szczelny. Może mi się zdarzyć, że do czegoś w ogóle nie usiądę. Tobie też może się tak zdarzyć, jeżeli zaczniesz stosować mój system.

Czujesz przed tym lęk? Ok. Poczuj go.

A potem pomyśl, że w życiu i tak wszystkiego nie zrobisz. Więc lepiej nie zrobić tego, o czym Twój mózg i tak nie chce myśleć, niż odsuwać na inne dni sprawy naprawdę dla Ciebie ważne. O tych sprawach nie zapomnisz. Nie ma takiej możliwości. Twój umysł już o to zadba!

Pozostaje mi życzyć Ci odwagi – i dobrych priorytetów! 🙂

One Comment

  1. Lukasz Kubala 07/09/2018 at 16:45 - Reply

    Piszesz o moich problemach. Tylko skąd o nich wiesz? 😛 Jedno pytanie dotyczące ‚czerwonych’, niekrytycznych zadań – co się dzieje, jak nie zrealizujesz danego dnia części z nich, a nadal jest potrzeba ich zrobienia? Przenosisz na następną kartkę kalendarza? Tu widzę ryzyko 😉 Zapominasz o nich? Uważam, że rzeczy najważniejsze dla mnie realizuję. Problem mam ze słabą pamięcią, która muszę wspomagać narzędziami, a w konsekwencji z całą masą zadań mniej ważnych, które kiedyś zrobić trzeba… Skoro mniej ważne – to można trzeba je odpuszczać (w życiu i tak wszystkiego nie zrobię)? Ale z 2 strony często jest tak, że to co dziś mniej ważne, a nie zrobione – jutro trafi na listę ‚najważniejsze’ – tylko wtedy koszty (w tym psychiczne) wykonania są dużo wyższe …

Napisz swój komentarz