Jak zaplanować dzień, żeby osiągnąć więcej w tym samym czasie?

Jeżeli jesteś jak większość ludzi, popełniasz jeden błąd w planowaniu zajęć w ciągu dnia. Popełniałem go też – do niedawna. Teraz zastanawiam się, jak to możliwe, że wcześniej nie wpadłem na tak oczywistą rzecz.

Wchodzę do do pracy. Zaczynam dzień od kilku rytuałów – kawa, gazeta, ulubiony portal. Jak dotąd nic złego – przecież taka rozgrzewka jeszcze nikomu nic złego nie zrobiła. Jeszcze rzut oka na Instagram, i można zabierać się do pracy.

Zaraz, zaraz: wczoraj na komputerze zostało sporo otwartych zakładek. Z jakiegoś powodu tam są, przecież tak sobie bym ich nie zostawił. Pewnie coś ważnego. Zaczynam przeglądać. Połowę od razu zamykam, ale pozostałych sześć to oferty firm robiących ozdobne pudełka. Wczoraj dużo mnie kosztowało ich znalezienie, przecież teraz tak sobie ich nie zamknę. Tylko chwilę zobaczę, bo niektóre z nich są pewnie dobre. No tak, miałem nie zajmować się dzisiaj pudełkami. Miał być opis produktu.

No to jeszcze rzut oka na pocztę. Oooo, wreszcie odpowiedzieli na ofertę. No to wypada podziękować. Teraz jeszcze skasuję trochę newsletterów, bo przecież nigdy ich nie czytam. Odpowiem szybko na dwa maile i obejrzę ten link, który przysłał współpracownik. Prosiłem go o to wczoraj.

Znasz ten scenariusz? Jeżeli jesteś jak 90% ludzi, to pewnie tak.

Miałeś pisać porywający opis produktu, ale siadasz do niego po załatwieniu tych wszystkich pilnych spraw. Siadasz do zadania kreatywnego, kiedy w mózgu zdążą się już odłożyć uboczne produkty metabolizmu – efekty pracy od rana do południa.

Praca kreatywna podejmowana po południu nie idzie – i to wcale nie jest dziwne. Godziny największej sprawności mózgu właśnie przegapiłeś, sprawdzając maila i załatwiając setkę bieżących, mechanicznych spraw.

Zgaszasz się, że to bez sensu? Pewnie tak. Więc dlaczego to robisz?

Tak przy okazji: napisałem książkę. Jeżeli masz więcej niż 10.000 zł oszczędności, jej przeczytanie Ci się opłaci

Majątek jak skała. Jedyna książka o tym, jak w praktyce ochronić swoje oszczędności przed inflacją. Same konkrety. Bez ściemy

Więcej o książce

Winny jest prosty mechanizm.

Najprzyjemniej jest rano. Z dużą energią siadasz do załatwiania prostych spraw – maila, kart czasu pracy, porządkowania kalendarza. Załatwiasz wszystko szybko i czujesz się królem świata.

Masz pokusę, żeby ten stan przedłużać – bo stan takiej pozornie wysokiej produktywności jest przyjemny. Załatwiasz sprawy szybko, bo sprawy są proste – a Ty masz energię.

Z czasem jest coraz gorzej. Mózg się męczy, a Ty masz najtrudniejsze rzeczy ciągle przed sobą. Wszystko dlatego, że rano było tak dobrze.

W końcu do zadań trudnych, kreatywnych siadasz, gdy Twoje zdolności twórcze są bliskie zeru. Efekt jest łatwy do przewidzenia.

W tę pułapkę wpada większość z nas. Ale Ty nie musisz.

I nie musisz do tego inwestować w kolejną aplikację do robienia planu dnia. Ani uczyć się genialnego systemu zarządzania zadaniami.

Zamiast tego przyjmij postanowienie:

Do 12:00 załatwiam wyłącznie trudne rzeczy, do których mi się ciężko zabrać. Na wszystko inne będzie czas po południu.

To nie wymaga wiele. Przez pierwsze trzy dni będzie trudno, ale szybko się przyzwyczaisz.

I będziesz zdziwiony, jak bardzo wzrośnie Twoja produktywność. Bo odtąd trudne i wymagające zadania będziesz załatwiać wtedy, gdy Twój mózg ma największą moc. A łatwe i jałowe – wtedy, gdy mózg i tak jest zmęczony.

Czyli:

• Od rana zrób wszystko to, za co trudno się wziąć: praca kreatywna, planowanie, trudne rozmowy, rzeczy wymagające dłuższego zastanowienia.
• Po południu przejrzyj maila, wykonaj rutynowe telefony i wypełnij timesheety.
• Spotkania umawiaj wyłącznie po południu. No, chyba że to jest prezentacja, od której zależy cała Twoja kariera.

To działa!